Metode Mengelola Penelitian Tesis Mahasiswa

PROBLEMS AND REQUIREMENTS

Semakin banyaknya jumlah mahasiswa bimbingan, membuat saya harus sedikit memutar otak supaya semua mahasiswa dan penelitian mereka bisa saya kelola dan monitor dengan baik. Daftar mahasiswa yang sudah selesai saya bimbing termasuk penelitian yang dilakukan dapat dilihat di halaman Research. Jujur, saya tidak ingin kualitas penelitian mahasiswa yang saya bimbing menurun karena faktor jumlah mahasiswa bimbingan yang bertambah. Saya juga tidak bisa meluluskan mahasiswa yang penelitiannya asal-asalan dan tidak memenuhi level penelitian S2, yang harus ada kontribusi di method improvement. Kondisi saya dan requirement yang saya perlukan adalah sebagai berikut:

  • Saya memiliki mobilitas yang sangat tinggi, di sisi lain, mahasiswa bimbingan saya tersebar di tiga program pasca sarjana berbeda (dua di Jakarta dan satu di Semarang), pertemuan darat sangat terbatas dan tidak memungkinkan dilakukan secara intensif
  • Sebagai pembimbing saya harus bisa memonitor semua aktifitas mahasiswa bimbingan, progress mereka harus masuk ke notification di gadget saya, sehingga saya bisa memberi respon dengan cepat di manapun saya berada dan kapanpun itu datang
  • Saya harus bisa mengikuti dengan cermat dan cepat tahapan penelitian yang sudah dilakukan mahasiswa, memberi warning ke mereka apabila ada yang “tersesat” terlalu jauh. Meluluskan mahasiswa dengan cepat tapi dengan tetap menjaga kualitas penelitian adalah tantangan terpenting dari membimbing mahasiswa
  • Saya harus memberi komentar, mencoret-coret proposal dan tesis mahasiswa, tentu bukan versi cetak, tapi versi digital berbentuk file PDF
  • Karena jumlah mahasiswa bimbingan yang banyak, komentar, revisi dan coretan saya harus terdeliver ke semua mahasiswa bimbingan, supaya saya tidak capek harus mengulang-ulang hal yang sama ke setiap mahasiswa
  • Mahasiswa yang sudah melaju ke tahapan penelitian lebih cepat, harus bisa membantu saya menjelaskan ke mahasiswa yang baru mulai masuk ke fase awal bimbingan penelitian, sehingga saya tidak perlu repot menjelaskan berulang-ulang di setiap waktu ke setiap mahasiswa yang memulai bimbingan
  • Mahasiswa memerlukan literature journal berkualitas (impact factor tinggi) yang tidak semua universitas di Indonesia melanggan journal tersebut
  • Mahasiswa harus terpacu untuk bisa menyelesaikan penelitian tesisnya, membuat iklim kompetisi, persaingan dan gamefication, mungkin menarik untuk memotivasi mahasiswa

 

PROPOSED METHOD

Selama bertahun-tahun saya mencoba menggunakan berbagai metode, device dan aplikasiΒ  untuk menyelesaikan masalah pengelolaan penelitian tesis mahasiswa. Alhamdulillah saya akhirnya mulai menemukan metode yang manjur dan ideal dengan kondisi saya. Rangkuman dari metode yang saya lakukan saya jelaskan di bawah.

  • Saya menyusun Standard Operating Procedure (SOP) untuk mahasiswa bimbingan baru, yang memberi gambaran langkah yang harus mereka lakukan. Dengan ini, saya tidak perlu menjelaskan satu persatu langkah yang harus mereka lakukan. Contoh SOP peraturan pembimbingan tesis: romi-peraturanbimbingan.pdf
  • Saya membuat group di WhatsApp (WA) untuk menampung seluruh mahasiswa bimbingan saya. Secara rutin memberi mereka arahan, nasehat, motivasi dan ngobrol santai dengan mereka supaya mengurangi ketegangan dalam penelitian. Beberapa pertanyaan dari mahasiswa di group WA sering bisa dijawab oleh senior-senior mereka ketika saya belum sempat menjawab. (Update 11 Maret 2014: Group WA diubah jadi Group Telegram karena alasan kapasitas. WA: 50 member, sedangkan Telegram: 200 member)
  • Saya membentuk group Facebook bernama Intelligent Systems. Saya meminta bantuan teman-teman di luar negeri untuk bergabung, sehingga bisa membantu mendownloadkan paper journal untuk mahasiswa di Indonesia yang membutuhkan. Dengan ini diharapkan bisa menyelesaikan masalah kebutuhan akan literatur journal yang berkualitas. GroupΒ Intelligent Systems ini saat ini berkembang, memiliki member lebih dari 7000 orang yang memiliki minat melakukan penelitian di bidang software engineering dan computational intelligence
  • Untuk memonitor keseluruhan mahasiswa dan tahapan penelitian yang sedang mereka lakukan, saya menggunakan aplikasi Board (Kanban) bernama Trello. Aplikasi Trello memungkinkan saya untuk bisa memonitor progress mahasiswa bimbingan dengan sekali pandang (lewat Board). Board saya buat dengan isiΒ  5 tahapan penelitian tesis seperti gambar di bawah. Mahasiswa atau saya bisa memindahkan Card itu ke tahapan penelitian yang sedang dilakukan. Board bisa dilihat oleh semua mahasiswa bimbingan saya, dan bahkan saya publish ke umum. Board bisa jadi memacu adrenalin mahasiswa karena memunculkan juga progress mahasiswa lain yang mungkin satu angkatan atau malah di bawahnya. Board bisa jadi satu gamefication sederhana untuk aktifitas penelitian, karena mengandung competition, achievement, status, dan self-expressionΒ  πŸ™‚ Board Trello yang saya buat untuk mengelola tesis mahasiswa bimbungan saya bisa diakses melalui http://trello.com/intelligentsystems

thesis-trello

  • Saya install Android app dari Trello, ini membantu saya karena meskipun tidak sedang di depan laptop, saya masih bisa memonitor progress mahasiswa. Updating yang dilakukan mahasiswa masuk ke notification di gadget Android saya. Setiap mahasiswa saya minta untuk membuat satu Card dengan nama lengkap mereka. Tiap Card memiliki checklist dan item yang formatnya saya tentukan, sehingga mereka tinggal memasukkan kegiatan mereka di Card tersebut. Mereka juga bisa mencoret item di checklist ketika kegiatan tersebut sudah dilakukan. Oh ya, Trello membuat satu fitur menarik, yaitu Card Aging, fitur ini akan membuat Card yang tidak pernah diupdate menjadi tua dan retak-retak. Fitur ini membantu saya memonitor mahasiswa yang tidak rajin mengirimkan progress penelitian ke saya πŸ™‚

card-trello

  • Mahasiswa mengupload file PDF (proposal atau tesis) ke Card masing-masing, kemudian notification akan masuk ke Android saya. Saya kemudian mendownload file tersebut, dan saya gunakan S Pen dari Galaxy Note 3 saya untuk mencoret-coret langsung proposal/tesis mereka. Dengan aplikasi Screen Write (Air Command) di Android, saya bisa lemparkan tiap coretan saya langsung ke group WA/Telegram. Di group WA/Telegram, tidak hanya mahasiswa yang mendapat komentar yang menikmati revisi saya, semua mahasiswa bisa belajar untuk bisa menulis tesis dengan baik dari kesalahan yang dilakukan rekan-rekannya.

coretan-tesis

Mudah-mudahan bisa mencerahkan teman-teman dosen dan peneliti yang memiliki kondisi dan masalah yang sama dengan saya. Kalau ada rekan-rekan yang ingin sharing, memberi usulan atau ide yang lebih menarik, tentu saya dengan senang hati menerimanya πŸ™‚